Esta política explica nuestra metodología de gestión y protección de los datos personales que recopilamos a través de tecnologías como el correo electrónico o las interacciones por Internet. En Laporte, seguimos estos principios para preservar la confidencialidad de su información y cumplir con los requisitos legales.

1. ¿A quién se aplica esta política?

Las normas descritas en esta política se aplican a usted si recopilamos su información personal por medios tecnológicos en el marco de nuestras actividades. Por ejemplo, esta política se aplica :

  • Si visita nuestro sitio web https://laporteconsultants.com;
  • Si se pone en contacto con nosotros por correo electrónico;
  • Si utiliza nuestro formulario de contacto;
  • Si utiliza nuestro formulario de candidatura;
  • Si se pone en contacto con nosotros por teléfono.

2. ¿En qué situaciones recopilamos su información personal y cómo puede limitar dicha recopilación?

Para saber qué tipo de información personal recopilamos por medios tecnológicos, de quién, por qué la recopilamos, y qué medidas puede tomar para limitar la recopilación, consulte la siguiente información.

Consideramos «información personal» cualquier información sobre usted que permita su identificación directa o indirecta (por ejemplo, asociándola a otra información).

Hacemos todo lo posible para garantizar que su información personal sea exacta, completa y actualizada cuando la utilizamos. Esperamos que usted nos informe cuando se produzcan cambios en dicha información. Puede hacerlo escribiéndonos a rpersonnels@laporteconsultants.com.

2.1. Cuando visita nuestra página web

Para obtener más información sobre cómo utilizamos las cookies y qué opciones tiene usted en relación con estas tecnologías de rastreo, consulte nuestra Política de cookies https://laporteconsultants.com/es/politica-de-cookies/

2.2. Cuando nos escribe un correo electrónico o a través del formulario de contacto

Cuando se comunica con nosotros por correo electrónico o a través de un formulario de contacto, recopilamos su dirección de correo electrónico y la información personal incluida en sus mensajes. El tipo de información y el motivo de su recopilación dependen del contexto de nuestros intercambios.

A continuación se indican las situaciones más comunes:

  • Cuando envía una solicitud de contacto. Recopilamos información personal para iniciar la solicitud. Recopilamos su nombre, dirección de correo electrónico y mensaje. Además de información adicional opcional (título, empresa, región, número de teléfono).
  • Cuando envía una queja por correo electrónico. Recopilamos información personal para abrir el caso y tramitar la queja. En este correo electrónico, le aconsejamos que nos comunique únicamente la información necesaria para tramitar su solicitud. Recopilamos su nombre, dirección, dirección de correo electrónico y número de teléfono. Si tiene un representante legal, recopilamos la misma información acerca de él o ella. También recopilamos la descripción de la queja, el nombre de la empresa, el nombre y cargo de las personas implicadas y su información de contacto (dirección, teléfono y dirección de correo electrónico). Tenga en cuenta que algunos de estos datos no son personales (por ejemplo, los datos de contacto de los representantes).
  • Cuando nos escriba por cualquier otro motivo. Recopilamos la información personal que contiene su correo electrónico para responder a sus preguntas o solicitud de información. También para ayudarle con acceso o protección de información personal.

2.3. Cuando solicita un empleo

Cuando solicita un empleo o una pasantía a través del formulario de solicitud espontánea o a través de una oferta de pasantía o empleo (a través de nuestro formulario en la página web o plataforma de LAYAN). En aquellos casos, recopilamos la información personal requerida para evaluar su solicitud y ponernos en contacto con usted como parte del proceso de contratación.

Recopilamos la siguiente información personal:

  • Documentos sobre su candidatura (hoja de vida, carta de presentación, etc.), su nombre completo, dirección de correo electrónico y número de teléfono, mediante la página web en la que haya presentado su candidatura;
  • Información incluida en intercambios de correo electrónico;
  • Información discutida en una conversación telefónica o por videoconferencia. Por ejemplo, al comprobar referencias sobre su rendimiento laboral.

Podemos verificar las referencias de la(s) persona(s) con mayores probabilidades de obtener el empleo, no de todos los candidatos. Nos ponemos en contacto con las referencias que usted nos autorice.

2.4. Cuando nos llama por teléfono

Cuando nos llame, es probable que necesitemos obtener cierta información personal. Por ejemplo, para desarrollar una relación comercial o para tramitar una queja relacionada con la protección de datos personales.

Recopilamos la siguiente información personal en el marco del historial de conversaciones telefónicas:

  • Fecha y hora de la llamada
  • Idioma seleccionado
  • Duración de la llamada
  • Servicios utilizados por la persona que llama
  • Tiempo de espera.

2.5. Cuando consulta documentos comunes en respuesta a una solicitud de acceso que usted ha presentado.

Si presenta una solicitud de acceso a documentos, información o datos personales que estén en nuestra posesión, podremos compartir documentos con usted para responder a su solicitud. En algunos casos, le enviaremos un enlace seguro y una contraseña por correo electrónico. Por razones de seguridad, este enlace expirará al cabo de cierto tiempo.

Cuando consulta los documentos, recopilamos su dirección IP y la fecha y hora de consulta.

3. Respetamos su derecho de consentimiento

Cuando recopilamos, utilizamos y divulgamos su información personal, siempre lo hacemos con fines específicos. Su consentimiento es válido durante el tiempo necesario para cumplir dichos fines. Posteriormente, podremos conservar sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir nuestras obligaciones de retención descritas en la legislación y en nuestro calendario de retención.

Siempre respetaremos los propósitos por los cuales hemos recopilado su información personal. Si deseamos utilizar o divulgar su información personal para otros fines, solicitaremos su consentimiento, salvo en los casos autorizados por la ley.

4. Podemos divulgar su información personal a otras personas dentro de la organización y a organizaciones externas

4.1. A quién podemos revelar sus datos personales

Podemos divulgar su información personal a otras personas u organizaciones si es necesario para cumplir los fines descritos en esta política (véase la parte 2 de este documento) o si la ley nos lo permite. El tipo de información divulgada dependerá de sus circunstancias.

Podemos divulgar su información personal a personas dentro de la organización (como se describe en la sección 5.1) y a las siguientes organizaciones externas:

  • El administrador de nuestra página web;
  • Nuestros proveedores de servicios informáticos.

4.2. Datos personales fuera de Quebec

Los datos de nuestra empresa se almacenan en un centro de procesamiento de datos situado en el estado de California (Estados Unidos). Hemos elegido a este proveedor de servicios de almacenamiento de datos por su compromiso estricto con respecto a las normas de seguridad, como la ISO 27018 y la ISO 27001, que garantizan una protección y confidencialidad óptima de nuestros datos.

Podemos compartir su información personal en otra provincia de Canadá o en el extranjero. Esta información se compartirá en el contexto de nuestra colaboración a través de nuestras diversas oficinas en todo el mundo, entre las que se incluyen:

  • Francia;
  • Bélgica;
  • Suiza;
  • Estados Unidos.

En este caso, su información personal también está sujeta a las leyes de esa región.

Antes de divulgar su información personal, tomamos todas las medidas necesarias para protegerla. Cuando es necesario, realizamos una evaluación del impacto sobre la privacidad, un proceso en el que tenemos en cuenta todos los factores que pueden afectar a su privacidad y evaluamos si la información estará adecuadamente protegida. También firmamos un contrato o acuerdo que incluye la adopción de medidas de seguridad en relación con la información divulgada.

5. Cómo protegemos su información personal

5.1. Restringimos el acceso a su información personal

Sólo los miembros de nuestro personal que necesiten tramitar sus datos personales para desempeñar sus funciones pueden acceder a dicha información. Sólo tienen acceso a la información necesaria para desempeñar sus funciones.

Hemos establecido las funciones y responsabilidades de los miembros del personal a lo largo del ciclo del trámite de su información personal, desde su recopilación hasta su destrucción. Las revisamos periódicamente para mantenerlas actualizadas.

5.2. Aplicamos medidas de seguridad estrictas

Hemos puesto en práctica varios tipos de mecanismos para proteger su información personal frente a pérdidas, robos y accesos, usos o divulgaciones no autorizadas. Estas medidas son:

  • Sistemas físicos, como instalaciones bajo llave;
  • Medidas tecnológicas, como un «firewall»;
  • Medidas organizacionales, como la adopción de políticas de seguridad específicas.

5.3. Conservamos su información personal durante un tiempo limitado

Conservaremos y utilizaremos su información personal sólo durante el tiempo necesario para cumplir los fines por los que fue recopilada, para cumplir con nuestros requisitos operativos y obligaciones legales, para resolver disputas, para proteger nuestros activos, para prestar servicios y para cumplir nuestros contratos.

Tomamos medidas adecuadas para eliminar la información personal que recopilamos cuando (1) tenemos la obligación legal de hacerlo; (2) ya no tenemos motivos para conservar la información; y (3) si usted nos pide que eliminemos su información, a menos que determinemos que hacerlo vaya en contra de nuestras obligaciones legales, reglamentarias, contractuales o de tipo similar existentes y legítimas. También podemos decidir eliminar su información personal si consideramos que está incompleta, es inexacta o que su almacenamiento es incompatible con nuestras obligaciones legales o fines comerciales.

En la medida en que lo permita la ley, podemos conservar y utilizar información anónima, desidentificada y agrupada para la elaboración de informes de rendimiento, evaluaciones comparativas y otros fines, así como para la mejora de productos y servicios. Cuando eliminamos datos, se retiran de nuestros sistemas y bases de datos activos; sin embargo, es posible que permanezcan en nuestros archivos cuando no sea práctico o posible eliminarlos.

6. Sus derechos

6.1. Anular su derecho de consentimiento

Puede solicitar la anulación de su consentimiento para el uso, la comunicación y el almacenamiento de su información personal.

El trámite de esta solicitud dependerá de la situación y de la razón por la cual se solicite. Dependiendo del caso :

  • Usted puede anular su consentimiento, pero no podremos prestarle un servicio que dependa de él (por ejemplo, si desea anular una solicitud que nos haya hecho);
  • Usted no podrá anular su consentimiento si el uso de sus datos personales es necesario u obligatorio.

En todos los casos, puede que necesitemos conservar cierta información personal para cumplir con nuestras obligaciones legales.

6.2. Acceso y modificación de sus datos personales

Usted tiene derechos con respecto a su información personal. Puede solicitar:

  • Acceder a ella
  • Corregirla o actualizarla.

A continuación se indican los pasos necesarios para tramitar una solicitud:

  • Debe enviar una solicitud por escrito a la persona responsable de la protección de datos. Encontrará sus datos de contacto al final de esta guía;
  • Tramitaremos su solicitud en un plazo razonable (normalmente 30 días). Este plazo puede variar en función del volumen de solicitudes en aquel momento;
  • Recibirá nuestra respuesta por escrito.

7. Proceso de gestión de quejas y reclamaciones

A continuación se exponen los pasos necesarios para tramitar una solicitud:

7.1. Recepción

Debe enviar una solicitud escrita a la persona responsable de la protección de datos. Encontrará sus datos de contacto al final de esta guía;

Deberá indicar:

  • Su nombre
  • Datos de contacto, incluyendo un número de teléfono,
  • El motivo de la reclamación y las razones de la misma, con suficientes datos para que la Empresa pueda evaluarla.

Si la reclamación no es lo suficientemente específica, la persona responsable de la protección de datos podrá solicitar información adicional que considere necesaria para evaluar quejas o reclamaciones.

7.2. Gestión de quejas y reclamaciones

La Empresa se compromete asimismo al tratamiento confidencial de todas las quejas y reclamaciones que recibe.

En un plazo de 30 días a partir de la fecha de recepción de la reclamación o de la recepción de toda información adicional que se considere sea necesaria y requiera la persona responsable de la protección de datos de la empresa para tramitar la reclamación. La persona responsable de la protección de datos evaluará la reclamación y facilitará al denunciante una respuesta escrita justificada por correo electrónico. El objetivo de esta evaluación será establecer si el tratamiento de la información personal por parte de la empresa se ajusta a la política, a otras políticas y prácticas vigentes en la organización y a la legislación o los reglamentos aplicables.

Si la queja no puede ser tramitada en este plazo, deberá informarse al demandante de los motivos de la prórroga, de los avances realizados en el trámite de la queja y del plazo razonable para dar una respuesta definitiva.

La Empresa deberá mantener un expediente distinto para cada queja que reciba. Cada expediente contiene la denuncia, el análisis y la documentación que respaldan su evaluación, así como la respuesta enviada a la persona que presentó la queja o reclamación.

También es posible presentar una queja ante la Commission d’accès à l’information du Québec (Comisión de acceso a la información de Quebec) o cualquier otro organismo de control de la protección de datos personales que sea responsable de la aplicación de la ley en relación con el tema de la queja.

Sin embargo, la Empresa invita a cualquier persona afectada a que primero se ponga en contacto con la persona responsable de la protección de datos y espere hasta que la Empresa haya finalizado el proceso.

8. Actualización de nuestra política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento sin previo aviso. Luego publicaremos la Política que hayamos actualizado. La Política actualizada entrará en vigor 30 días después de su publicación. Su acceso o uso continuo después de esa fecha significará la aceptación de la Política de Privacidad actualizada. Por lo tanto, le recomendamos que consulte esta página de forma periódica.

9. ¿Tiene alguna pregunta, queja o comentario?

Hemos nombrado a una persona responsable de la protección de datos personales. Esta persona garantiza que respetamos las normas descritas en esta política y la ley. Puede ponerse en contacto con la persona responsable de la protección de datos por medio de la siguiente dirección:

Correo electrónico: rpersonnels@laporteconsultants.com

Dirección: 400 Avenue Ste-Croix Suite 2320, Montréal H4N 3K4 (A la atención de: Responsable de la protection des renseignements personnels)

Teléfono: 514 733-1073

Última actualización: 20 de febrero de 2024