Cette politique explique nos méthodes de traitement et de protection des données personnelles que nous collectons via des technologies telles que les courriels ou les interactions en ligne. Chez Laporte, nous adhérons à ces principes pour préserver la confidentialité de vos informations et pour nous conformer aux exigences légales.

1. À qui s’adresse cette politique?

Les règles décrites dans cette politique vous concernent si nous recueillons vos renseignements personnels par un moyen technologique dans le cadre de nos activités. Par exemple, cette politique s’applique :

  • si vous visitez notre site web https://laporteconsultants.com;
  • si vous nous contactez par courriel;
  • si vous utilisez notre formulaire de contact;
  • si vous utilisez notre formulaire de candidature;
  • si vous nous contactez par téléphone.

2. Dans quelles situations recueillons‑nous vos renseignements personnels, et comment en limiter la collecte?

Pour connaître les types de renseignements personnels que nous recueillons par un moyen technologique, auprès de qui et pourquoi nous les recueillons; et les mesures que vous pouvez prendre pour limiter la collecte, veuillez prendre connaissance des informations énoncées plus bas.

Nous considérons comme un « renseignement personnel » tout renseignement qui vous concerne et qui permet de vous identifier directement ou indirectement (par exemple, en l’associant à d’autres renseignements).

Nous faisons de notre mieux pour que vos renseignements personnels soient exacts, complets et à jour lorsque nous les utilisons. Nous comptons sur vous pour nous informer lorsque ces renseignements changent. Pour ce faire, vous pouvez nous écrire à l’adresse rpersonnels@laporteconsultants.com

2.1. Quand vous naviguez sur notre site Web

Pour en savoir plus sur la façon dont nous les utilisons les témoins et vos choix par rapport à ces technologies de suivi, veuillez consulter notre Politique de témoins https://laporteconsultants.com/politique-cookies/

2.2. Quand vous nous écrivez par courriel ou par un formulaire de contact

Lorsque vous correspondez avec nous par courriel ou par un formulaire de contact, nous recueillons votre adresse courriel et les renseignements personnels contenus dans vos messages. Les types de renseignements et la raison de la collecte dépendent du contexte de nos échanges.

Voici les situations les plus courantes :

  • Quand vous envoyez une demande de contact. Nous recueillons des renseignements personnels pour ouvrir le dossier. Nous recueillons votre nom, votre adresse courriel et votre message ainsi que les informations additionnelles optionnelles (titre, compagnie, région, numéro de téléphone).
  • Quand vous envoyez un courriel de plainte. Nous recueillons des renseignements personnels pour ouvrir le dossier et traiter la plainte. Dans ce courriel nous vous conseillons de nous fournir uniquement les éléments nécessaires au traitement de votre demande. Nous recueillons votre nom, votre adresse postale, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone. Si vous avez un représentant légal, nous recueillons les mêmes renseignements à son sujet. Nous recueillons aussi la description de la plainte, le nom de l’entreprise, le nom et le titre des personnes impliquées ainsi que leurs coordonnées (adresse postale, téléphone et adresse courriel). Notez que certains de ces renseignements ne sont pas des renseignements personnels (par exemple, les coordonnées des représentants).
  • Quand vous nous écrivez pour une autre raison. Nous recueillons les renseignements personnels contenus dans votre courriel pour répondre à vos questions ou à vos demandes d’information, ou pour vous aider dans vos démarches en matière d’accès ou de protection des renseignements personnels.

2.3. Quand vous postulez à un emploi

Lorsque vous postulez à un emploi ou un stage à travers le formulaire de candidature spontanée ou à travers une offre de stage ou d’emploi (via notre formulaire sur le site ou la plateforme LAYAN), nous recueillons les renseignements personnels nécessaires pour évaluer votre candidature et pour vous contacter dans le cadre du processus d’embauche.

Nous recueillons les renseignements personnels suivants :

  • Les documents liés à votre candidature (curriculum vitae, lettre de motivation, etc.), votre nom complet, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone, par l’entremise du site Web où vous posez votre candidature;
  • Les informations contenues dans échanges de courriel;
  • les renseignements discutés lors d’une conversation téléphonique ou visio, par exemple lors de la vérification des références au sujet de votre performance au travail.

Nous pouvons vérifier des références pour la ou les personnes les plus susceptibles d’obtenir le poste, et non pour toutes les personnes candidates. Nous contactons les références que vous nous fournissez, avec votre consentement.

2.4. Quand vous nous appelez

Lorsque vous nous appelez, nous pouvons être amenés à recueillir certains renseignements personnels. Par exemple pour développer une relation d’affaire ou pour traiter une plainte liée à la protection des renseignements personnels.

Nous recueillons les renseignements personnels suivants en lien avec l’historique des appels :

  • date et heure de l’appel;
  • langue choisie;
  • durée de l’appel;
  • menus utilisés par la personne qui appelle;
  • temps d’attente.

2.5. Quand vous consultez des documents partagés en réponse à une demande d’accès que vous avez formulée.

Si vous faites une demande d’accès à des documents, à des informations ou à des renseignements personnels que nous détenons, nous pouvons vous partager des documents pour répondre à votre demande. Dans certains cas, nous vous enverrons alors un lien sécurisé et un mot de passe par courriel. Par mesure de sécurité, ce lien expire après un certain temps.

Lorsque vous consultez les documents, nous recueillons votre adresse IP ainsi que la date et l’heure de consultation.

3. Nous respectons votre consentement

Quand nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, nous le faisons toujours dans des buts précis. Votre consentement est valide pour la durée nécessaire à l’atteinte de ces buts. Nous pouvons ensuite conserver vos renseignements personnels le temps nécessaire pour remplir nos obligations de conservation décrites dans la loi et dans notre calendrier de conservation.

Nous respectons toujours les finalités pour lesquelles nous avons recueilli vos renseignements personnels. Si nous souhaitons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres buts, nous vous demanderons votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi.

4. Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes internes à l’organisation et aux organisations externes

4.1. À qui nous pouvons communiquer vos renseignements personnels

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes ou organisations, si cela est nécessaire pour atteindre les finalités décrites dans cette politique (Cf. partie 2 du présent document) ou si la loi nous le permet. Le type de renseignements communiqués dépend de votre situation.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels aux personnes internes à l’organisation (dans le cadre des modalités décrites dans la partie 5.1) et aux organisations externes suivantes :

  • À l’administrateur de notre site web ;
  • À nos fournisseurs de gestion des technologies de l’information.

4.2. Les renseignements personnels hors du Québec

Les données de notre entreprise sont stockées dans un centre de données situé dans l’État de Californie, aux États-Unis. Nous avons sélectionné ce prestataire d’hébergement en raison de son engagement rigoureux en matière de conformité avec des normes de sécurité élevées, notamment l’ISO 27018 et l’ISO 27001, ce qui assure une protection et une confidentialité optimales de nos données.

Nous pouvons être amenés à communiquer vos renseignements personnels dans une autre province du Canada ou à l’étranger. Ces informations seront partagées dans le contexte de notre collaboration à travers nos différents bureaux dans le monde et notamment :

  • La France;
  • La Belgique;
  • La Suisse;
  • Les États-Unis.

Dans ce cas, vos renseignements personnels sont aussi soumis aux lois de cette région.

Avant de communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures de protection. Quand cela est nécessaire, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, une démarche où nous considérons tous les facteurs qui peuvent avoir un impact sur votre vie privée et évaluons si les renseignements seront adéquatement protégés. Nous signons aussi un contrat ou une entente qui inclut des mesures de sécurité appropriées aux renseignements communiqués.

5. Comment nous protégeons vos renseignements personnels

5.1. Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels

Seuls les membres du personnel qui doivent traiter vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches.

Nous avons établi les rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de traitement de vos renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction. Nous les révisons régulièrement pour les mettre à jour.

5.2. Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes

Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisé. Elles incluent :

  • des mesures physiques, par exemple des locaux verrouillés;
  • des mesures technologiques, par exemple un pare-feu;
  • des mesures organisationnelles, par exemple l’adoption de politiques de sécurité thématiques.

5.3. Nous conservons vos renseignements personnels pendant une durée limitée

Nous conserverons et utiliserons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour remplir les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, pour nous conformer à nos exigences opérationnelles et à nos obligations légales, pour résoudre des litiges, pour protéger nos actifs, pour offrir des services et pour faire respecter nos contrats.

Nous prenons des mesures raisonnables pour supprimer les renseignements personnels que nous collectons quand (1) nous avons une obligation légale de le faire; (2) nous n’avons plus de raison de conserver les informations; et (3) si vous nous demandez de supprimer vos informations, à moins que nous ne déterminions que cela violerait nos obligations légales, réglementaires, contractuelles ou similaires existantes et légitimes. Nous pouvons également décider de supprimer vos renseignements personnels si nous croyons qu’ils sont incomplets, inexacts ou que le maintien de leur stockage est contraire à nos obligations légales ou à nos objectifs opérationnels.

Dans la mesure permise par la loi, nous pouvons conserver et utiliser des renseignements anonymes, anonymisés et agrégés à des fins de production de rapports sur le rendement, d’analyses comparatives et autres, ainsi que pour l’amélioration des produits et des services. Lorsque nous supprimons des données, celles-ci sont supprimées de nos serveurs et bases de données actifs; toutefois, elles peuvent rester dans nos archives lorsqu’il n’est pas pratique ou possible de les supprimer.

6. Vos droits

6.1. Retirer votre consentement

Vous pouvez demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels.

Le traitement de cette demande dépend de la situation et du but visé. Selon le cas :

  • vous pouvez retirer votre consentement, mais nous ne pourrons plus vous offrir un service qui en dépend (par exemple, si vous souhaitez retirer une demande que vous avez déposée);
  • vous ne pouvez pas retirer votre consentement, car le traitement de vos renseignements personnels est nécessaire ou obligatoire.

Dans tous les cas, nous pourrions devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter nos obligations imposées par la loi.

6.2. Accéder à vos renseignements personnels et les faire corriger

Vous avez des droits liés à vos renseignements personnels. Vous pouvez nous demander:

  • d’y accéder;
  • de les corriger ou de les mettre à jour.

Voici les étapes de traitement d’une demande :

  • vous devez envoyer une demande écrite au Responsable de la protection des renseignements personnels. Vous trouverez ses coordonnées à la fin de cette politique;
  • Nous traiterons votre demande dans un délai raisonnable (habituellement 30 jours). Ce délai peut varier en fonction de la quantité des demandes du moment;
  • vous recevrez notre réponse par écrit.

7. Procédure de traitement des plaintes

Voici les étapes de traitement d’une demande :

7.1. Réception

Vous devez envoyer une demande écrite au Responsable de la protection des renseignements personnels. Vous trouverez ses coordonnées à la fin de cette politique;

L’individu devra indiquer :

  • son nom,
  • ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone,
  • l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par la Société.

Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le Responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

7.2. Traitement

La Société s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.

Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le Responsable de la protection des renseignements personnels de la Société pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par la Société est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

La Société doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

Toutefois, la Société invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son Responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par la Société.

8. Mise à jour de la politique

Nous pouvons modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment sans préavis et publierons la Politique de Confidentialité révisée. La Politique révisée entrera en vigueur 30 jours après sa publication dans le Service. Votre accès continu ou votre utilisation du Service après cette date constituera votre acceptation de la Politique de Confidentialité révisée. Nous vous recommandons donc de consulter périodiquement cette page.

9. Une question, une plainte, un commentaire?

Nous avons désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne s’assure que nous respectons les règles décrites dans cette politique et dans la loi. Vous pouvez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Courriel : rpersonnels@laporteconsultants.com
Adresse : 400 Avenue Ste-Croix Suite 2320, Montréal H4N 3K4 (à l’attention du Responsable de la protection des renseignements personnels)
Téléphone : 514 733-1073

Mise à jour : 20 Février 2024